Eina de gestió de la qualitat i la comunicació interna: Minerva Gestió a l’Hospital Plató

Introducció i objectius
L'any 2003 l'Hospital Plató va prioritzar l'establiment d'un sistema de qualitat basant-se en el cicle de millora contínua.

Aquest fet va generar un alt volum de documentació que era difícil gestionar i tenir actualitzada sistemàticament. Per exemple, l'any 2008 es gestionava manualment amb eines informàtiques bàsiques uns 1.300 documents de gestió; entre objectius, plans, normatives, procediments i indicadors.

Per tal de poder gestionar la documentació generada pel sistema de qualitat, era necessari tenir una aplicació informàtica que facilités l'actualització i seguiment continu d'aquesta documentació.

Metodologia
Una empresa externa, juntament amb les persones clau de l'organització vinculades a la creació del sistema de gestió, va fer un estudi previ de les necessitats a cobrir i un estudi funcional que va permetre desenvolupar una aplicació informàtica anomenada Minerva gestió.

Aquesta aplicació consta de quatre parts:

• Minerva tasques: per a la gestió d'incidències, suggeriments i objectius.
• Minerva indicadors: per a la gestió dels indicadors.
• Minerva documents: com a sistema de gestió documental (dels plans, normatives, procediments, resums de reunions, contractes, consentiments informats, etc...).
• Minerva comunicació: com a eina de comunicació interna (intranet).

Resultats
El grau d'implantació de les diferents parts del minerva gestió és el següent: 79.337 tasques introduïdes en el minerva tasques, 500 indicadors monitoritzats en el minerva indicadors i 748 documents gestionats en el minerva documents des de la creació dels diferents mòduls.

En resum, el Minerva gestió ha facilitat el següent:

• ordenar la documentació existent;
• descentralitzar la gestió potenciant la implicació del personal en el sistema de gestió de qualitat
• detectar i resoldre les incidències dels processos implantats;
• tenir la informació i traçabilitat de les accions que es desenvolupen entorn d'un objectiu o resolució d'una incidència;
• disposar fàcilment de la informació que es genera a l'organització mitjançant un sistema de cerca ràpida;
• agilitzar la monitorització dels indicadors, facilitant la disposició de la informació (informes- pentaho) i visualitzant l'estat de consecució dels objectius plantejats.

Conclusions
Per tal d'implantar la nova aplicació informàtica, ha estat necessari:

• un fort lideratge per part dels responsables de les diferents àrees de l'organització per promoure el canvi cultural i d'hàbits associats a la utilització d'una nova eina informàtica;
• potenciar la formació als usuaris tant grupal com individualitzada;
• delegar responsabilitats i implicar els professionals en la millora contínua de l'organització.

La voluntat de millora i d'innovació està present a l'Hospital Plató amb l'objectiu de donar resposta a les necessitats i expectatives dels nostres professionals i pacients.

Lidia López, coordinadora de Qualitat

Podeu consultar la presentació en powerpoint que es va fer a la jornada.