Millora de la gestió de les compres: Bionexo i Benito Menni, CASM

La implantació de la Plataforma Electrònica Bionexo ha significat per a Benito Menni C.A.S.M. un canvi important en la gestió de les compres, en diferents aspectes. D'una banda, s'ha millorat el conjunt de processos relacionats amb aquesta àrea, incorporant tecnologia innovadora en la gestió del magatzem, i de l'altra, s'ha aconseguit un estalvi real considerable, així com estalvis potencials que asseguren un recorregut en el temps. Tanmateix, la Plataforma Bionexo també ha permès conèixer l'estat del mercat en temps i forma real, així com arribar a un major nombre de proveïdors. En definitiva, podem dir que els objectius proposats a l'inici d'aquet projecte han estat assolits. No obstant això, es continua treballant dia a dia per millorar i agilitzar la gestió de les compres.

Amb la finalitat d'assolir els objectius operacionals, la Direcció de Benito Menni C.A.S.M. va apostar per iniciar, l'abril de 2008, la implantació d'una nova eina de gestió: la Plataforma Electrònica de Compres de Bionexo Ibèrica, convertint-se en el primer hospital a nivell europeu en implementar i realitzar la gestió de compres sanitàries electrònicament.

Principalment, la implantació ha significat per a l'Hospital una adaptació a les noves tecnologies existents, modificant la gestió de compres. En aquest sentit, anteriorment, la compra es realitzava de manera directa i personalitzada per producte a cada proveïdor, mentre que, amb la nova eina, s'han obert el conjunt de comandes a la xarxa de proveïdors acreditats de la Plataforma, permetent millores a nivell de productivitat, traçabilitat i transparència.

Tanmateix, s'han evitat de manera ràpida i eficaç la majoria dels enutjosos tràmits administratius en la relació entre l'àrea de compres de l'Hospital i els proveïdors. A la vegada, aquesta innovació ha permès tenir una visió actualitzada del mercat, en tot moment, i d'aquells productes que es volen adquirir, així com un important estalvi en les diferents famílies marcades funcionalment.

Pel que fa al procés d'implantació de la Plataforma, es va realitzar en el transcurs de sis setmanes, a la fi de les quals es va consolidar la primera compra electrònica.

Podeu consultar les fases del funcionament de la Plataforma Bionexo aquí.

El Centre, després d'avaluar les necessitats de les diferents unitats, prepara una comanda amb el detall dels ítems a sol·licitar, a través del programa intern de gestió del magatzem, generant un fitxer per a cada una de les famílies de productes definides: Medicaments, Oficina, Fungibles, Neteja, Tèxtil, Equipaments, Manteniment i Alimentació. Seguidament, aquest fitxer és carregat a la Plataforma Bionexo (1) on es converteix en una Sol·licitud d'Oferta (anomenada SDO). Tan bon punt aquesta ha estat carregada, el conjunt de proveïdors acreditats reben un comunicat intern informant-los de l'existència d'aquesta SDO (2). Posteriorment, el conjunt de proveïdors, realitzen les seves ofertes en funció de la demanda realitzada (3), les quals són valorades i confirmades internament pel Centre (4) amb relació al preu, marca o proveïdor, segons la tipologia de producte. Finalment, aquesta confirmació es converteix ja en la comanda definitiva del Centre al proveïdor, qui procedeix a prepara-la amb relació a les condicions establertes a la SDO (5).

Podeu accedir al quadre del conjunt de resultats obtinguts i avaluats.

En resum, podríem acabar dient que la implantació de la Plataforma Bionexo en la Gestió de Compres ha comportant per a Benito Menni C.A.S.M. una reducció de costos significativa en la partida de compres, però, a la vegada, ha permès la millora de processos interns i l'obtenció d'informació en temps real del mercat, tant qualitativament, com quantitativament.

Finalment, valorem com a molt positiva aquesta experiència i creiem que, principalment en èpoques com l'actual, en un entorn de crisi econòmica, les organitzacions han de continuar apostant per la innovació en eines de gestió que permetin, principalment, optimitzar recursos, millorant la productivitat i aconseguint una reducció de costos, per tal de seguir oferint la qualitat desitjada, al servei dels pacients.